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La gestion de projet est un art, et ce, qu’il s’agisse d’un travail à temps plein pour superviser de grandes équipes sur des projets pharaoniques ou qu’il s’agisse de petites équipes aux tâches plus simples. Dans tous les cas, une chose est sûre, il vous faut mettre en œuvre une gestion de projet sans faille. Rien de tel que quelques astuces pour vous aider dans cette initiative.
Suivre le projet grâce au planning de travail
Il est difficile de mettre en œuvre un projet sans en amont établir un multi planning de travail. Le planning de travail est un outil de gestion qui permet de partager avec tous les acteurs une vision factuelle de la situation. Qu’il s’agisse d’avoir une vision du passé et/ou du futur, le planning de travail permet de faire ressortir toutes les informations sur l’avancement et la réalisation de votre projet. Plus simplement, c’est un aide-mémoire précieux de ce qui a été fait, de ce qui ne l’est pas encore et de ce qui doit être. En marge, le planning vous permet aussi et surtout d’enregistrer les décisions prises lors des réunions et de prioriser telle(s) ou telle(s) tâche(s). Cela vous permet aussi de mettre en avant les difficultés rencontrées, les solutions préventives, les solutions d’attente et curatives mises en place. En outre, le planning vous permet également de prendre en compte les différentes demandes de changement. Support accessible à tous (avec des restrictions au besoin) il peut alors être échangé et faire l’objet d’une revue officielle lors d’un comité dédié au projet. Côté gestion de personnel, cela vous permet de définir la charge de travail, de la moduler au besoin en y intégrant le degré de priorité, de risque, de changement, de degré d’achèvement par exemple. Outil personnalisable à souhait, vous pouvez aussi y intégrer des indicateurs de suivi de projet comme « La qualité du produit/service correspondait-elle à l’attente des parties prenantes ? » par exemple.
Identifier et anticiper les risques de votre projet
En matière de gestion de projet, il vous est important de gérer les risques afin de les atténuer et de minimiser au minimum leurs impacts. Pour travailler de manière plus sereine et les anticiper au mieux, mieux vaut focaliser votre attention sur les principaux risques comme sont les coûts, les délais, la qualité et le contenu. Pour chacun des risques, définissez le degré de conséquence. En général, le « niveau 1 » est un risque qui n’a que des conséquences minimes sur chaque critère, le « niveau 2 » pourra entraîner un petit retard sans conséquence, le « niveau 3 » vous permettra d’atteindre partiellement vos objectifs, le « niveau 4 » met en péril votre projet notamment sur la date de livraison et le « niveau 5 » pour un projet plus onéreux que prévu ou encore un produit non utilisable. À vous de définir le contenu de votre matrice d’analyse des risques.
Accompagner, assurer la communication avec les équipes dans la conduite de projet
Autre règle d’or dans l’optimisation de la gestion de projet : la communication. C’est d’ailleurs une chose essentielle pour assurer le succès de votre projet. Il est important et essentiel que chacun puisse échanger de nouvelles idées tout au long du projet, de discuter avec les coéquipiers et le responsable de projet, de partager et de discuter autour des difficultés notamment. Tout au long du processus, il est donc indispensable que tout le monde soit toujours bien informé. Si le multi planning est un outil de gestion de travail collaboratif, vous pouvez aussi opter pour des applications de messagerie instantanée, des réunions en visioconférence ou encore d’une solution de gestion de travail basée sur le Cloud. Par ce biais notamment, toutes les équipes pourront échanger sur leur travail, discuter sur la progression de leurs missions, obtenir des retours et accéder à la base documentaire commune par exemple, où qu’ils soient et à toutes les heures de la journée.
Bien entendu, ces astuces ne sont pas les seules pour optimiser la gestion de votre projet. En effet, pour ne pas étouffer la créativité de vos équipes, vous devez certes clarifier les objectifs et le thème, mais aussi établir des limites pour éviter que les esprits créatifs ne travaillent pour rien et ne soient déçus à la présentation de leurs idées qui ne sauraient être validées. Pour finir, vous devez aussi veiller au bien-être et à la bonne ambiance de travail au sein des équipes. Écoute, dialogue, management participatif, respect et ouverture d’esprit font alors partie de votre boîte à outils pour vous permettre d’éviter que l’ambiance de travail soit mauvaise.