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Pour ceux qui ont un doute, il est temps de savoir qu’un extrait d’immatriculation au RCS ou « extrait Kbis » n’a pas de durée de validité. Cela peut surtout s’expliquer par le fait que la situation d’une société peut changer du jour au lendemain.
Un extrait Kbis, qu’est-ce que c’est exactement ?
Certains connaissent déjà tout sur l’extrait Kbis, mais d’autres n’ont jamais entendu ce terme. En fait, qu’est-ce qu’un Kbis ? En quoi est-ce utile dans la vie ? Pour répondre directement à la première question, un Kbis représente la carte d’identité d’une société commerciale. Il s’agit surtout de l’extrait du registre de commerce que le greffe du tribunal de commerce délivre aux dirigeants de nouvelles entreprises. Pour être on ne peut plus précis, ce document officiel atteste l’existence juridique d’une société qui vient de s’ouvrir au niveau d’un État.
Cela dit, outre les diverses informations sur la société elle-même (date de constitution, greffe d’immatriculation, raison sociale, sigle, etc.), l’extrait Kbis d’une entreprise doit contenir les critères administratifs suivants :
- L’identité des dirigeants avec leurs noms, dates et lieux de naissance, nationalités, adresses, fonctions, etc.
- L’identité des commissaires aux comptes
- Les décisions en lien avec les procédures collectives et provenant du Tribunal de Commerce. Elles concernent, entre autres la sauvegarde, les redressements et liquidations judiciaires.
L’absence de la durée de validité d’un extrait Kbis : ce qu’il faut en retenir
S’il y a une chose à savoir à propos d’une entreprise, c’est que chaque étape de sa vie entraîne la mise à jour d’un extrait K bis. En effet, toutes les données relatives à la société concernée sont déclarées au Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS. Les chefs de l’entreprise doivent suivre cette procédure à chaque fois que leurs locaux font face à un changement de situation ou une modification (Exemples ; adresse, capital social, nom du dirigeant, etc.).
Dès que le RCS reçoit donc ces informations, l’extrait K bis subit une mise à jour afin de rendre désuètes ses versions précédentes et créer ensuite une nouvelle avec les données actualisées.
Un Kbis de moins de 3 mois : une procédure nécessaire
Comme mentionné précédemment, un extrait Kbis n’a pas de durée de validité. Par contre, l’administration demande souvent un Kbis de moins de trois mois. Cela permet surtout de réduire les risques de récupération des extraits Kbis qui possèdent des données inexactes et non actualisées. Pour éviter ce genre de situation donc, il est important de toujours s’assurer de la « mise à jour » des informations concernant sa propre entreprise, et ce, régulièrement.
Pour information, les chefs d’entreprise peuvent récupérer l’extrait K bis de leurs locaux ou demander des informations complémentaires, soit sur infogreffe.fr, soit en envoyant une demande au Greffe du Tribunal concerné. Cette deuxième option pourrait être difficile et longue, mais elle permettra aux dirigeants de société d’avoir un extrait légal, signé par le greffier et à l’abri de toute duplication.